I nokre samanhengar er det nyttig å senda e-post eller SMS til studentar frå FS. Ein kan senda til ei gruppe studentar, til dømes eit kull, alle oppmelde i eit emne eller alle studentar som går på eitt studieprogram, eller ein kan senda til enkeltstudentar. SMS er ei teneste høgskulen betalar for og skal difor berre sendast i nokre få tilfelle.

Senda e-post:

For å senda e-post til student(ar) søkjer du fram dei studentane du skal senda til, anten i eit bilete, eller i ein rapport. Pass på at du berre har dei studentane du faktisk skal senda til er aktive i søket eller rapporten når du går vidare.

Uansett korleis du søkjer fram den eller dei du skal senda til får du fram valet om å senda e-post på same måte: ved å høgreklikka i biletet/rapporten. Du får då fram menyen på biletet under og vel Send e-post. Hugs at dersom du sender e-post frå eit bilete må du stå i den delen av biletet som inneheld informasjon om studenten du skal senda til (namn, personnummer, studentnummer). Det vil seia at om du sender frå til dømes Student samlebilde må du stå i hovudbiletet før du tek fram menyen.

Send e-post

Når du trykkjer på denne får du først opp dialogboksen under. Her gjer du val for kva som skal vera datagrunnlaget for utsendinga. I utgangspunktet er det det første valet som er markert. Lat dette stå.

Send e-post 2

Når du trykkjer Velg får du opp boksen som er vist under. I feltet som heiter Tekst skriv du inn teksten du ønskjer å senda. Alle e-postar skal arkiverast, så det må vera huka av for dette i boksen. Skriv inn talet på månadar du ønskjer å arkivera (standard arkiveringstid er 60 månadar, 5 år). I feltet Merknad kan du skriva informasjon om e-posten. Denne merknaden vert ikkje sendt til studenten, men vert arkivert saman med informasjon om meldinga i dokumentarkivet til studenten (meir om dette sidan).

Talet øvst i biletet, i grønt, viser kor mange personar som er mottakarar av meldinga du sender. Dersom det ikkje står noko der, betyr det at meldinga ikkje har mottakarar, sjekk då at du har stått i rett del av biletet når du har henta fram e-post-dialogen.

Like under, i lista Velg adressetype, kan du velja om om du vil senda til studenten si HVL-adresse, studenten si private adresse eller begge adresser. I boksen Avsender vil det som utgangspunkt stå den saksbehandlaren som opprettar e-posten si adresse. Denne kan endrast til ei anna HVL-adresse, til dømes Servicetorget si eller Eksamen si, om dette er meir føremålsteneleg. Det er og mogleg å legga inn ein kopimottakar i e-posten. Kopimottakaren vil få kopi av ein e-post, den som er sendt til første mottakar på lista.

Send e-post 3

Skriv inn tekst i emnefeltet og i tekstfeltet. Det er ikkje mogleg å formatera denne teksten. For å senda e-postenen trykkjer du anten Ctrl+R eller Rapport på verktøylinja. E-posten vert då lagt i kø og sendt så snart systemet har kapasitet (stort sett med ein gong, nokre få gonger tek dette litt tid).

Senda SMS:

For å senda SMS til student(ar) søkjer du fram dei studentane du skal senda til, anten i eit bilete, eller i ein rapport. Pass på at du berre har dei studentane du faktisk skal senda til er aktive i søket eller rapporten når du går vidare.

Uansett korleis du søkjer fram den eller dei du skal senda til får du fram valet om å senda SMS på same måte: ved å høgreklikka i biletet/rapporten. Du får då fram menyen på biletet under og vel Send SMS. Hugs at dersom du sender SMS frå eit bilete må du stå i den delen av biletet som inneheld informasjon om studenten du skal senda til (namn, personnummer, studentnummer). Det vil seia at om du sender frå til dømes Student samlebilde må du stå i hovudbiletet før du tek fram menyen.

Send SMS1

Når du trykkjer på denne får du opp dialogboksen under. Her skriv du inn teksten du ønskjer å senda. Alle SMSar skal arkiverast, så det må vera huka av for dette i boksen. Skriv inn talet på månadar du ønskjer å arkivera (standard arkiveringstid er 60 månadar, 5 år). I feltet Merknad kan du skriva informasjon om SMSen. Denne merknaden vert ikkje sendt til studenten, men vert arkivert saman med informasjon om meldinga i dokumentarkivet til studenten (meir om dette sidan).

Like over tekstboksen står det kor mange teikn det er i meldinga du skriv på. Ei melding har plass til 640 teikn før det går over i ei ny tekstmelding. Hugs at HVL betalar pr sende SMS så her er det fint å vera økonomisk med lengda på teksten. Talet øvst i biletet, i grønt, viser kor mange personar som er mottakarar av meldinga du sender. Dersom det ikkje står noko der, betyr det at meldinga ikkje har mottakarar, sjekk då at du har stått i rett del av biletet når du har henta fram SMS-dialogen.

Send SMS2

For å senda SMSen trykkjer du anten Ctrl+R eller Rapport på verktøylinja. Du får opp teksten "0 smser står i kø til 0 studenter" som betyr at alle meldingane er sendt til alle mottakarane.

Sende SMSar og e-postar

Det er mogleg å finna fram att SMSar og e-postar som er sendt frå FS til studenten. Du finn desse ved å velja Dokumentarkiv i nedtrekksmenyen på høgre sida i Student samlebilde (under hurtigknappane).

Dokumentarkiv

Her finn du alle meldingar som er sendt til studenten frå FS, både frå saksbehandlarar og gjennom rutinar, og som framleis ligg som arkiverte. Det ligg inne informasjon om:

kva type melding som er sendt (e-post eller SMS)
dato for meldinga, FS-brukar som har sendt meldinga
emne og eventuelt merknad
slettedato for meldinga
kva adresse som står som avsendar
mottakaradresse
eventuell kopimottakar

Når slettedatoen er passert vert meldinga sletta frå systemet.

Dersom du ønskjer å lesa ein tidlegare sendt e-post eller SMS kan du dobbelklikka i ei av kolonnene i rada som gjeld denne meldinga. Du vil då få opp heile teksten som er sendt til studenten.

Dokumentarkiv2

I tillegg til sende meldingar kan ein i Dokumentarkivet finna alle dokument studenten har lasta opp i Søknadsweb og sendt inn via Studentweb, ein kan lasta inn dokument for studenten og ein kan finna SO-dokument som gjeld studenten.