Dokumentasjon og brukarstøtte

SIKT lagar kurs- og brukardokumentasjon knytt til FS. Brukardokumentasjonen kan du finna her: http://www.fellesstudentsystem.no/dokumentasjon/ Du loggar inn i FS ved å følgja linken på nettsida og loggar på med vanleg FEIDE-brukarnamn og passord. For lokal brukarstøtte sender du e-post til fshjelp@hvl.no Avdeling for studiekvalitet si FS-gruppe gir brukarstøtte som kan hjelpa med det meste som kan oppstå av problem.

SIKT har fleire ulike webinar som tek føre seg modulane i FS. Komande webinar kan ein finna på denne sida: http://www.fellesstudentsystem.no/aktiviteter/webinar (Lenker til eit ekstern område.)Lenker til eit ekstern område. Det er ikkje nødvendig melda seg på desse webinara og dei er utan deltakartak så her er det plass til alle. På desse sidene er og og alle tidlegare webinar tilgjengelege.

Hurtigtastar og snarvegar i FS

Hurtigtastar i bilete
Val	Tastekombinasjon	Funksjon
Skiljeark i samlebilete	Ctrl + 1, Ctrl + Shift + 1	Bla i skiljeark i eit samlebilete. Ctrl + 1 gir skiljeark 1, Ctrl + Shift + 1 gir skiljeark 11 osb
Student samlebilete/ profil	Ctrl + B	Opnar Student samlebilde når du står i hovudmenyen i FS. Elles innsettingsval (lynet)
Søk	Ctrl + F	Sett biletet i søkemodus
Kontakt- informasjon	Ctrl + I	Opnar biletet kontaktinformasjon
Kopier rad	Ctrl + K	Kopier den aktive rada/førekomsten
Tømma søkefelt	Ctrl + L	Slettar førre søk
Ny	Ctrl + N	Ny rad
Opne	Ctrl + O	Hurtigtilgang til rapportar/rutinar
Registrera	Ctrl + R	Set biletet i registreringsmodus
Søk etter nøkkel	Ctrl + T	Opnar ein søkeboks for informasjon i feltet. Dersom du til dømes står i feltet for fødselsnummer får du her opp ein boks der du kan søka på namn.
Byt vindauge	Ctrl + Tab	Byter mellom opne vindauge
Lukk	Ctrl + W	Lukkar det aktive vindauget
Hjelp	F1	Tar deg direkte til dokumentasjonssidene til Felles Studentsystem. Om du står i eit bilete vil koma direkte til hjelpesider som er knytt til dette biletet. Står du i ein rapport eller eit rutinevindauge kjem du til framsida til dokumentasjonssidene.
Informasjon bilete	F2	Hentar opplysningar om biletet du står i og kvar feltet du har markert hentar sine opplysningar frå. I det same informasjonsvindauget får du informasjon om dine eigne rollar i FS og kva brukarar med ulike rollar kan gjera i feltet (lesa/skriva/korrigera/overskriva osb)

Hurtigtastar i rapportar og rutinar
Val	Tastekombinasjon	Funksjon
Lukk	Ctrl + W	Lukkar det aktive vindauget
Skriv	Ctrl + P	Opnar dialogboksen for å førebu utskrift
Lagre	Ctrl + S	Lagre datafil
Rapport	Ctrl + R	Køyrer rapport/rutine (med eller utan oppdatering av databasen)

På denne sida finn du heilt grunnleggjande informasjon om bilete, rapportar og rutinar i FS og korleis desse kan brukast. For endå meir grunnleggjande informasjon kan du nytta denne linken for å gå til UiO sitt digitale grunnkurs i FS.

Grunnleggjande om bruken i FS

Hovudmeny FS

Det er viktig å gjera seg godt kjent med hovudmenyane i FS. Her kan du velja mellom ulike modular - samlingar av bilete, rutinar og rapportar som naturleg høyrer saman. For å kunna henta fram element som høyrer heime i ein modul må denne modulen vera valt i hovudmenyen. Hovudmenyen må og vera det aktive vindauget (markert med litt mørkare blåfarge). Det er berre mogleg å ha ein aktiv modul om gongen, men du kan sjølvsagt ha bilete frå fleire modular oppe om gongen.

I tillegg til desse modulane er det ein eigen meny som heiter Person. Denne inneheld eit eige sett av bilete og rapportar som er knytt til personar og som ofte vert brukt av FS-brukarar. Personmenyen inneheld eit val for Brev. Denne inneheld ulike malar for brev til enkeltpersonar og liknande.

Bilete/rapportar/rutinar

I FS arbeider ein anten i eit bilete, ein rutine eller ein rapport. Alt registreringsarbeid går føre seg i det som vert kalla Bilder. Dersom ein søkjer etter ei avgrensa mengd informasjon er bileta óg fine å bruka. I det som FS kallar Rapporter kan ein laga alle typar lister. Det kan vera namnelister, eksamenslister, emneregister, opptakslister osb. Ved hjelp av det som vert kalla Rutiner i FS kan det gjerast større jobbar mot databasen. Dette er dei fleste brukarane lite borti og om dei brukar desse er det stort sett enkle rutinar som Kommisjonsfordeling som vert brukt. Døme på større rutinar kan vera innlasting av søkjardata frå Samordna Opptak og liknande.

Om Bilder

Når ein jobbar i bilete er det viktig å hugsa på skilnaden mellom søkemodus og registreringsmodus.

Søkemodus

Når ein er i søkemodus er bakgrunnen i biletet grått. Du kan bruka alle opne felt til å søkja i og di fleire felt du fyller ut di meir spesifikt vert søket ditt. For å henta opp det du søkjer etter kan du anten nytta hent på knapperada (sjå under) eller du kan trykka Enter etter at du har skrive inn alle søkekritera.

Når du søkjer hentar FS alle rader i biletet som passar til søkekriteria. Dersom du søkjer etter ein student med etternamn Olsen og ingenting anna vil du få opp svært mange treff. Eit meir spesifisert søk vil difor gjera blajobben etter søket lettare. Det er fleire måtar å avgrensa søket på:

Søking i dei numeriske felta (til dømes fødselsnummer eller studentnummer) vil gje deg den eine personen du søkjer etter
- Dersom du brukar anten fødselsdato eller personnummer vil du få alle oppføringar som stemmer med desse.
Søking i tekstfelt
- Bruk jokerteiknet % dersom du er usikker på skrivemåte. dette kan nyttast før, midt i og etter annan tekst.
- Får du mange treff etter søket blar du med Neste/Forrige-knappane eller ved å bruka Pagr Up/PageDown

Dersom du ikkje skriv noko i nokon av søkjefelta og trykker Hent/Enter hentar FS opp alle førekomstane i basen. Eit vidt søk vil gje fleire treff. Slike søk nyttar ein gjerne når ein manglar data om den førekomsten ein ønskjer å finna. Nedst i biletramma kan du sjå kor mange treff det er på dei kriteria du har nytta.

Registreringsmodus

Når biletet er i registreringsmodus er bakgrunnen lysegul. Dette betyr at biletet er klar til å ta imot nye data.

Registreringsmodus

I registreringsmodus kan ein anten registrera heilt nye forekomstar (studentar, emne osb) eller ein kan oppdatera førekomstar som allereie er registrerte. Når ein gjer eit søk og FS finn oppføringar som passar til søket går biletet frå søkemodus til registreringsmodus. Knapperada øvst inneheld då litt andre knappar enn det ho gjorde i søkemodus.

Dei viktigaste knappane i registreringsmodus

Søk
Tar biletet tilbake til søkjemodus
Ny rad
Opprettar ein ny førekomst (rad) i biletet
Slett rad
Slettar den aktive førekomsten (rada) i biletet
Oppdater
Lagrar informasjonen som er lagt inn eller endra

Ein kan gå til registreringsmodus utan å gjera eit søk føyrst. Dette gjer ein ved å trykka på Reg. før biletet kjem i registreringsmodus.

Registrering i bilete

Når ein registrerer informasjon i FS vert dette gjort anten ved at ein endrar den informasjonen som allereie ligg i biletet (endring av rad) eller ved at ein registrerer heilt ny informasjon (ny rad). Om ein vil endra informasjon må ein fyrst finna fram førekomsten ein ønskjer å gjera endringar på ved å søka denne fram. Når søket er utført går FS over i registreringsmodus og her kan ein endra (eller fylla inn/fjerna) informasjon i dei felta ein ønskjer. For å lagra trykkjer ein på knappen Oppdater eller Enter.

Reg testemne.PNG

I dømet over er emnet PRV001 vist og biletet er i registreringsmodus (gul bakgrunn). Her er det mogleg å gjera dei endringane ein ønskjer. I dette tilfellet er det lagt til ei ny rad under Undervisningstermin. Når ein skal registrera ny informasjon må ein stå i ei rad og trykka Ctrl+N for ny rad. Eventuelt kan ein trykka Ctrl+K for å kopiera den rada ein står i (dett er særleg nyttig om berre noko av informasjonen skal endrast frå rad til rad). Alle gule felt er obligatoriske og må fyllast ut før du får lagra endringane. Dersom du prøver å lagra utan å ha fylt ut dei gule felta vil du få ei feilmelding på dette.

reg ny

I biletet over har ein stått i hovudbiletet i Emne samlebilde og trykt Ctrl+N. Dette gjer ein for å starta ei heilt ny registrering. Her er alle felta i utgangspunktet tomme og kan fyllast med informasjon. Hugs på dei gule felta som er obligatoriske.

FS og tilstøytande system

Studieadministrasjonssystemet FS (Felles studentsystem) vert nytta for å administrera studentar, studielement som studieprogram og emne, undervising, vurdering og andre oppgåver i samband med studieadminsitrasjon. Systemet er forholdsvis enkelt, men det er mange funksjonar og mange val. Det er difor viktig å ha god oversikt over kva moglegheiter og avgrensingar FS gjer oss.

FS er og viktig å for å driva mange av dei administrative systema ved HVL. Både Canvas, Fagpersonweb, Studentweb og TimeEdit har integrasjonar mot FS eller er applikasjonar (styringsprogram) som er avhengige av informasjon som vert henta frå FS.

Canvas:

Brukarrettleiingar og hjelpesider for Canvas kan du finna på denne sida.

Alle emne som er aktivert kvart semester vert,så snart undervisingseiningane er oppretta i FS, henta over til Canvas. Etter opphentinga må emna så klargjerast og publiserast i Canvas for at studentar og faglærarar skal kunna sjå emnesida og informasjon som vert lagt ut på henne. I tillegg til sider for kvart emne er det mogleg å oppretta kullsider eller sider for enkelte undervisingsaktivitetar (seminagrupper, campusar og så vidare).

Studentar vert henta over til emna etter kvart som dei melder seg opp i Studentweb medan faglærarar og andre faglege må leggjast til i underbiletet Personrolle, anten i Emne-biletet eller i eitt av bileta Undervisningsenhet eller Undervisningsaktivitet. Det er viktig at dei som skal ha tilgang i emnet får det så snart som råd, men det er og viktig at ikkje fleire fagpersonar ligg inne i emnet enn det som faktisk er nødvendig. Det er difor lurt å gå gjennom emne-biletet og dei andre bileta der det kan leggjast folk og setja ein avsluttingsdato for tilgangen deira til emnet.

Personrolle emne

TimeEdit:

Timeplanleggingsverktøyet TimeEdit brukar data frå undervisingsmodulen i samband med timeplanarbeid. Det vert henta informasjon frå bileta Undervisningsenhet samlebilde og Undervisningsaktivitet samlebilde. Di meir informasjon som er klar i desse bileta og kan hentast over til TimeEdit di betre vert timeplanarbeidet og timeplanane. Informasjon om TimeEdit og kva data som skal til for å få gode timeplanar kan du finna på denne sida og på sidene til TimeEdit.

Fagpersonweb:

I Fagpersonweb kan både fagpersonar og administrative få tilgang til informasjon om kull og klassar som klasselister og studentbilete. I tillegg vert dette systemet nytta til vurdering av obligatoriske arbeidskrav og vurderingar som ikkje vert leverte i Wiseflow eller på papir. Meir informasjon om korleis vurderingskombinasjonar må setjast opp for at obligane skal vera tilgjengelege i Fagpersonweb finn du på sida om vurderingskombinasjonar. Elles kan du finna brukarrettleiingar og hjelpesider her.

Studentweb:

Alle val studentar kan gjera i Studentweb vert avgjort i FS. Her vert emne, studieprogram, emnekombinasjonar og så vidare henta.

EpN:

Informasjon om tilknyting mellom FS og emneplanlegging på nett (EpN) finn du på sida om oppretting av studieelement.